Protocol

Protocol bij overlijden

Inleiding

Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, ereleden, leden, familieleden van de leden, vrijwilligers (niet-lid) en sponsors. Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle, uniforme besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.

Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling “uitstel wedstrijden bij overlijden”. De KNVB-regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden of begeleiders het desbetreffende team recht heeft op het uitstellen van een wedstrijd. Bij het overlijden van bestuursleden, ereleden of leden van verdienste heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB.

Dit protocol is vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 20-03-2023

Procedure

Krijgt een van de bestuursleden bericht van overlijden van een bestuurslid, een erelid, een lid of een familielid van een van de leden (partner van een lid, vader, moeder of kind uit het gezin van een jeugdlid), een vrijwilliger (niet lid) of een sponsor van VV Ameide of verneemt hij/zij op een andere wijze van het overlijden van een van bovengenoemde personen, dan neemt hij/zij direct contact op met de secretaris.
De secretaris informeert de andere leden van het bestuur, waarna het bestuur gezamenlijk besluit op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging hierop zal reageren.
Bij het overlijden van een bestuurslid, erelid of lid zullen de leden van de vereniging door middel van informatie op de website van VV Ameide (vvameide.nl) en de officiële Social Media kanalen van VV Ameide op de hoogte worden gebracht. De voorzitter zorgt hiervoor.
De secretaris zorgt bij het overlijden van bestuursleden en ereleden voor een rouwadvertentie in een lokale krant, let op: zo mogelijk tegelijkertijd met de familie.
De secretaris verstuurt aan de familie van alle onder 1 genoemde betrokkenen van VV Ameide een condoleancekaart, waarop hij namens het bestuur zijn medeleven uitspreekt.
(Een vertegenwoordiging van) het bestuur bezoekt de rouwdienst/gaat condoleren bij het overlijden van een bestuurslid, een erelid of een lid.
In geval van afgelasting van wedstrijden zal de secretaris in overleg met de wedstrijdsecretaris zo snel mogelijk de KNVB, de betreffende vereniging(en) van onze vertegenwoordigende teams en de leiders van onze teams op de hoogte brengen.
In geval van het houden van een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene neemt de wedstrijdsecretaris contact op met de leider en/of aanvoerder van het elftal/de elftallen en wordt door hem/haar geregeld dat de leiders/aanvoerders van de tegenstander(s) en de scheidsrechter(s) worden geïnformeerd.
In het geval van het overlijden van een bestuurslid, een erelid of een lid draagt de voorzitter zorg voor een “In memoriam” op de website van VV Ameide.

Situaties en gevolgen voor wedstrijden

Bij het overlijden van een bestuurslid wordt bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij VV Ameide 1 wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
Bij het overlijden van een erelid wordt er bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het eerste elftal wordt bij de eerstvolgende thuiswedstrijd een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
Bij het overlijden van een spelend lid wordt/worden in overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met het weekend afgelast. Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en/of speelt het betreffende team met een rouwband.
Bij het overlijden van de partner van een actieve speler wordt in overleg met de nabestaanden en de leiding van het elftal de daaropvolgende wedstrijd van het elftal van die speler afgelast. Bij het betreffende elftal wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en/of speelt het betreffende elftal met een rouwband.
Bij het overlijden van een familielid, zijnde vader, moeder of een van de kinderen uit een gezin, wordt in overleg met de nabestaanden de wedstrijden van het betreffende team volgend op het bericht van overlijden tot en met het daarop volgend weekend afgelast. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en/of speelt het betreffende team met een rouwband.
Bij het overlijden van een lid wordt een minuut stilte gehouden bij de daaropvolgende thuiswedstrijd van het eerste. Het eerste elftal speelt dan met rouwbanden.
Bij het overlijden van een sponsor wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en/of speelt het betreffende team met een rouwband.
Bij een sterfgeval op het sportpark zal het Dagelijks Bestuur besluiten om alle die dag nog te spelen wedstrijden af te gelasten, ongeacht of er sprake is van een lid.
In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het Dagelijks Bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit.
In alle situaties kan het bestuur – in overleg met de nabestaanden van de overledene - aanvullende of beperkende maatregelen nemen.
Ten slotte is het van groot belang dat het actieve lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen en dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid en eventueel de groep is van groot belang.